Aktualizacja: 10-09-2013 09:07

UCHWAŁA NR 12/2010

RADY NADZORCZEJ WIELKOPOLSKIEJ AGENCJI ZARZĄDZANIA ENERGIĄ SP. Z O.O.

z dnia 10 września 2010 roku

w sprawie 
zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego przedsiębiorstwa Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o.

 

Na podstawie § 24 ust. 1 pkt. 13 umowy z dnia 24 maja 2010 roku o zawiązaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o. zawartej aktem notarialnym Repertorium A nr 7657/2010 w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu przed notariuszem Markiem Kolasą prowadzącym Kancelarię Notarialną mieszczącą się w Poznaniu przy ul. Libelta 26, uchwala się, co następuje:

§1

Zatwierdza się regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. o treści jak w załączniku do uchwały.

§2

Wykonanie uchwały powierza się Przewodniczącemu Rady Nadzorczej Wielkopolskiej Agencji Zarządzania  Energią  Sp. z o.o. .

§3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Załącznik do Uchwały NR 12

Rady Nadzorczej Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. z dnia 10 września 2010 r.

 

Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o.

 

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§1

Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o.
z siedzibą w Poznaniu, zwany dalej Regulaminem określa:

1)   organizację wewnętrzną spółki,

2)   zadania i kompetencje komórek organizacyjnych spółki – samodzielnych stanowisk pracy,

3)   zasady wewnętrznej kontroli działalności Spółki i jej pracowników.

 

§2

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1)   Spółce – należy przez to rozumieć przedsiębiorstwo Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (WAZE Sp. z o.o.),

2)   Zgromadzeniu Wspólników – należy przez to rozumieć Zgromadzenie Wspólników Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu,

3)   Radzie Nadzorczej – należy przez to rozumieć Radę Nadzorczą Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu,

4)   Zarządzie – należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu,

5)   Pracownikach – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu.

 

§3

  1. Spółka działa na podstawie:

1)   Aktu Notarialnego z dnia 24 maja 2010 roku o zawiązaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o.,

2)   Ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 z późn. zmianami),

3)   innych przepisów prawnych związanych z działalnością Spółki,

4)   uchwał organów Spółki,

5)   zarządzeń, regulaminów i innych dokumentów wewnętrznych organów Spółki,

6)   regulaminu organizacyjnego Spółki,

  1. Siedzibą spółki jest miasto Poznań.
  2. Spółka jest zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000342479.
  3. W systemie identyfikacji podatkowej NIP Spółka posługuje się następującym numerem identyfikacyjnym: 778-146-71-26.
  4. W systemie identyfikacji podmiotów REGON Spółka posługuje się następującym numerem identyfikacyjnym: 301268178.

 

§4

  1. Spółka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
  2. Czynności z zakresu prawa pracy w Spółce wykonuje Prezes Zarządu lub osoby przez niego upoważnione.
  3. Na czele struktury organizacyjnej stoi Prezes Zarządu, dyrektor projektu umowy określonej w §12.
  4. Struktura organizacyjna Spółki oparta jest na następujących komórkach organizacyjnych -samodzielnych stanowiskach pracy:

 

Rozdział II
Struktura organizacyjna Spółki

§5

1)      Prezes Zarządu

2)      sekretarz/asystent zarządu,

3)      główny księgowy,

4)      specjalista ds. rozwoju lokalnego, koordynator projektu umowy określonej w §12,

5)      specjalista ds. edukacji i promocji,

6)      specjalista ds. energii,

7)      młodszy specjalista ds. energii i edukacji,

  1. Działania powyższych komórek organizacyjnych mogą być wspierane przez osoby odbywające staż lub praktyki w Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o.
  2. W zależności od potrzeb Spółki mogą być tworzone kolejne samodzielne stanowiska pracy.

 

Rozdział III

Zakresy działania komórek organizacyjnych

§6

Do wspólnego zakresu działania samodzielnych stanowisk pracy Agencji należy w szczególności:

1)   Przygotowanie planów, wytycznych oraz sporządzanie analiz i wniosków niezbędnych dla Zarządu Spółki,

2)   Sporządzanie sprawozdawczości statystycznej,

3)   Analiza wystąpień pokontrolnych organów kontroli i innych organów państwowej kontroli zewnętrznej oraz przygotowanie wyjaśnień, bądź udzielanie odpowiedzi w przedmiocie tych wystąpień, jak również realizacja wniosków pokontrolnych, zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,

4)   Przygotowanie spraw przekazanych do wspólnego opracowania przez Zarząd Spółki.

§7

Zakres obowiązków pracowników poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy oraz Kadry Zarządzającej oparty jest o zadania związane z Umową o dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczące realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, a także o zadania związane z inną działalnością Spółki, o której mowa w §4 Regulaminu.

§8

  1. Do zadań i kompetencji Prezesa Zarządu należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań,

2)      sporządzanie sprawozdań finansowych wraz ze sprawozdaniem z działalności Spółki za ostatni rok obrotowy w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego,

3)      poddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

4)      złożenie do Rady Nadzorczej dokumentów wymienionych w punkcie 2 i 3 wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta,

5)      sprawowanie nadzoru na wszystkimi pracownikami Spółki.

Prezesa Zarządu w razie jego nieobecności zastępuje Przewodniczący Rady Nadzorczej lub wyznaczony przez niego pracownik Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji asystenta zarządu należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań,

2)      kontakty z jednostką prawniczą, biurem notarialnym i sądem gospodarczym,

3)      organizacja pracy biura, pomoc pracownikom w zapewnieniu odpowiednich warunków pracy oraz ewidencja terminowego załatwiania spraw służbowych,

4)      przygotowywanie i prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,

5)      przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i przesyłek pocztowych przychodzących,

6)      przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

7)      zamówienia oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych,

8)      przygotowywanie dokumentów administracyjno-kadrowych do archiwizacji,

9)      uczestnictwo w wydarzeniach związanych z rozpowszechnianiem informacji (warsztaty, konferencje, wystawy itp.) oraz analiza informacji zwrotnej.

Asystenta zarządu w razie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji głównego księgowego należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań,

2)      prowadzenie rachunkowości Spółki,

3)      prowadzenie ewidencji szczegółowej obejmującej wszystkie wymagane obszary, określone w ustawie o rachunkowości:

a)      środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

b)      rozrachunków z kontrahentami,

c)      rozrachunków z pracownikami, a zwłaszcza imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

d)     operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych,

e)      operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

f)       kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

g)      operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy,

4)      wykonywanie dyspozycji środków pieniężnych i ich rejestracja w księgach,

5)      dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

6)      dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

7)      ewidencji wykonania budżetu,

8)      ewidencja majątku trwałego stanowiącego własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego,

9)      wycena poszczególnych składników aktywów i pasywów,

10)  sporządzanie sprawozdań finansowych,

11)  kontakty z jednostką prawniczą, urzędem skarbowym, zakładem ubezpieczeń społecznych,

12)  ogólny nadzór nad przestrzeganiem przez poszczególnych pracowników podstawowych obowiązków pracowniczych wynikających z obowiązujących przepisów prawa pracy,

13)  prowadzenie ewidencji czasu pracy, zwolnień lekarskich, urlopów i innych,

14)  ewidencja spraw związanych z przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy,

15)  skierowania i współpraca w zakresie szkoleń BHP oraz badań lekarskich pracowników,

16)  kontrola dokumentacji płacowej pracowników w zakresie ilości przepracowanych dni i godzin w danym miesiącu,

17)  przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

18)  przygotowywanie dokumentów administracyjno-kadrowych i płacowych do archiwizacji.

Zadania dotyczące dyspozycji środkami finansowymi w razie dłuższej (powyżej 5 dni roboczych) nieobecności Głównego Księgowego wykonuje Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji specjalisty ds. rozwoju lokalnego należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań:

a)    codzienna współpraca z władzami regionalnymi i lokalnymi oraz pomoc władzom lokalnym w przygotowaniu planów rozwoju lokalnego/ regionalnego uwzględniających źródła energii przyjazne środowisku,

b)   wsparcie w poszukiwaniu zewnętrznego finansowania i pomocy dla inwestorów energii zrównoważonej,

c)    pomoc w przygotowaniu oferty WAZE Sp. z o.o. dla władz (część działań horyzontalnych),

d)   międzynarodowa współpraca Agencji i rozpowszechnianie wyników projektu,

e)    odpowiedzialność za bezpośrednie kontakty z EACI dotyczące bieżącej realizacji projektu,

f)    organizacja warsztatu z udziałem organizacji lokalnych i regionalnych oraz warsztatów dla MŚP,

g)   opracowanie raportu technicznego rozpoczęcia działalności oraz regionalnej strategii i programu energetycznego (współpraca).

2)      współpraca i prowadzenie spraw Komitetu Doradczego,

3)      kontakty z jednostką prawniczą,

4)      przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

5)      uczestnictwo w wydarzeniach związanych z rozpowszechnianiem informacji (warsztaty, konferencje, wystawy itp.) oraz analiza informacji zwrotnej.

Specjalistę ds. rozwoju lokalnego w razie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji specjalisty ds. edukacji i promocji należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań:

a)    przygotowanie projektów edukacyjnych w zakresie wydajności energii i odnawialnych źródeł energii we współpracy z podmiotami edukacyjnymi w Wielkopolsce i regionach partnerskich;

b)   przygotowanie i wdrażanie działań promocyjnych WAZE Sp. z o.o.,

c)    opracowanie wewnętrznego planu komunikacyjnego,

d)   opracowanie regionalnej strategii i programu energetycznego (współpraca),

e)    przeprowadzenie kampanii poprawy efektywności energetycznej, wybór metod szkoleniowych-kursów podnoszenia świadomości dla komunalnych kierowników energetycznych,

f)    przygotowanie wizyt studyjnych i planu szkoleń dla pracowników WAZE Sp. z o.o.,

g)   przygotowanie technicznego planu międzynarodowej konferencji organizowanej dla lokalnych agencji energetycznych i lokalnych kierowników energetycznych,

h)   organizacja regionalnej energetycznej polityki informacyjnej,

i)     opracowanie i regularne uaktualnianie informacji o projekcie WAZE Sp. z o.o. na potrzeby internetowego systemu informacyjnego IEE.

2)      prowadzenie spraw dotyczących odbywania praktyk zawodowych oraz stażów,

3)      przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

4)      uczestnictwo w wydarzeniach związanych z rozpowszechnianiem informacji (warsztaty, konferencje, wystawy itp.) oraz analiza informacji zwrotnej.

Specjalistę ds. edukacji i promocji w razie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji specjalisty ds. energii należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań:

a)    przeprowadzanie działań technicznych zawartych w planie roboczym,

b)   wspomaganie Prezesa Agencji w zadaniach związanych z zarządzaniem energią,

c)    ustanowienie regionalnych schematów monitorowania energetycznego,

d)   opracowanie strategii promocji stosowania biogazu z oczyszczalni ścieków i zakładów gromadzenia odpadów w celu produkcji energii,

e)    opracowanie strategii upowszechniania biomasy,

f)    promocja zrównoważonego transportu,

g)   identyfikacja możliwości stosowania zasobów geotermalnych dla lokalnego ogrzewania,

h)   ustanowienie oficjalnych kontaktów z wybranymi europejskimi agencjami energetycznymi.

2)      prowadzenie spraw dotyczących odbywania praktyk zawodowych oraz stażów,

3)      przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

4)      uczestnictwo w wydarzeniach związanych z rozpowszechnianiem informacji (warsztaty, konferencje, wystawy itp.) oraz analiza informacji zwrotnej.

Specjalistę ds. energii w razie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji młodszego specjalisty ds. energii i edukacji należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań,

2)      ścisła współpraca w zadaniach realizowanych przez specjalistów WAZE Sp. z o.o.,

3)      przygotowywanie pism wg zaleceń Zarządu,

4)      uczestnictwo w wydarzeniach związanych z rozpowszechnianiem informacji (warsztaty, konferencje, wystawy itp.); analiza informacji zwrotnej.

Młodszego specjalistę ds. energii i edukacji w razie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Zarząd Spółki.

 

  1. Do zadań i kompetencji stażystów/praktykantów należą:

1)      zadania związane z realizacją Umowy o Dotację IEE/08/Agencies/666/SI2.528522, dotyczącej realizacji działania w ramach Programu „Inteligentna Energia – Europa”, wg wewnętrznego podziału zadań, zgodne z dyspozycjami delegowanego specjalisty.

2)      zadania wynikające z bieżącej działalności Spółki.

Wykonywanie zadań określonych w p. 1 i 2 odbywa się pod nadzorem specjalisty, będącego opiekunem merytorycznym stażysty/praktykanta, zgodnie z przyjętym programem stażu.

 

Rozdział IV

Przekazywanie informacji na zewnątrz Spółki

§9

  1. Wszystkich pracowników obowiązuje zakaz wynoszenia, wydawania lub przekazywania jakichkolwiek dokumentów i informacji dotyczących Spółki lub innych podmiotów, uzyskanych w związku z prowadzoną działalnością, z wyjątkiem tych, których przekazanie na zewnątrz stanowi integralny element kompleksowego załatwienia sprawy.
  2. Udostępnianie lub przekazywanie przedsiębiorcom, urzędom, instytucjom, innym podmiotom lub osobom materiałów informacyjnych, danych statystycznych i innych dokumentów lub informacji służbowych wymaga pisemnej akceptacji Zarządu Spółki lub odpowiedniego upoważnienia.
  3. Informacje do mediów z zakresu działania Spółki są przekazywane przez Zarząd Spółki i/lub osoby posiadające odpowiednie upoważnienie.

 

Rozdział V
Zasady funkcjonowania Spółki

§10

Szczegółowe procedury związane z organizacją i funkcjonowaniem Spółki wymagane przepisami prawa określa w uzgodnieniu z Radą Nadzorczą i Zgromadzeniem Wspólników Zarząd Spółki w drodze regulaminów.

§11

  1. Czynności kancelaryjne, obsługę korespondencji i zasady podpisywania określa instrukcja kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów WAZE Sp. z o.o.
  2. Zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, pisma okólne i informacje podawane są do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami obiegu korespondencji.

 

Rozdział VI
Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień

§12

Upoważnień i pełnomocnictw udziela Zarząd Spółki, na wniosek pracownika bądź z własnej inicjatywy, w celu załatwienia określonych spraw służbowych.

 

Rozdział VII
Postanowienia końcowe

§13

  1. Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników zawierają opisy czynności tych pracowników oraz przepisy prawa pracy.
  2. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników regulują przepisy Kodeksu Pracy oraz postanowienia Zakładowego Regulaminu Pracy.

§14

Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Sp. z o.o.

§15

Zmiana regulaminu wymaga trybu przewidzianego dla jego nadania.

§16

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą.

 

Osoba odpowiedzialna za wytworzenie informacji: Justyna Turek-Plewa
Osoba odpowiedzialna za wprowadzenie informacji do podstrony BIP: Kinga Świtalska